Charte d’indépendance et d’intégrité des mandats

Maison Verso est un organisme à but non lucratif dont la mission artistique et culturelle exige une indépendance pleine et entière dans l’exercice de ses mandats. Cette charte établit les principes fondamentaux qui guident les administrateurs et administratrices, les membres de la direction et l’ensemble du personnel dans la gestion des conflits d’intérêts, la protection de l’intégrité institutionnelle et le maintien de la confiance des parties prenantes.

 

1. Champ d’application

La présente charte s’applique à :

• Les membres du conseil d’administration;

• La codirection générale;

• L’ensemble du personnel salarié et contractuel;

• Toute personne mandataire agissant au nom de Maison Verso.

 

2. Définitions

Conflit d’intérêts : Situation dans laquelle une personne possède un intérêt personnel — financier, professionnel ou relationnel — susceptible d’influencer, ou de paraître influencer, l’exercice objectif et impartial de ses fonctions au sein de Maison Verso.

 

Intérêt personnel : Tout avantage direct ou indirect dont pourrait bénéficier la personne concernée, un membre de sa famille immédiate ou toute entité avec laquelle elle entretient des liens significatifs.

 

Apparence de conflit : Situation où, même en l’absence de conflit réel, une personne raisonnable pourrait percevoir que l’indépendance du jugement est compromise.

 

3. Principes fondamentaux

Intégrité

Toute personne visée par la présente charte agit dans l’intérêt exclusif de Maison Verso et de sa mission, et non dans un intérêt personnel ou au bénéfice d’une tierce partie.

 

Transparence

Toute situation pouvant constituer un conflit d’intérêts, même potentiel ou apparent, est déclarée de manière proactive, sans attendre que la situation devienne problématique.

 

Indépendance de jugement

Les décisions prises au nom de Maison Verso — qu’elles soient artistiques, contractuelles, financières ou stratégiques — reposent sur des critères objectifs et évaluables, à l’abri de toute pression ou influence extérieure indue.

 

Loyauté

La loyauté envers Maison Verso prime sur tout autre intérêt professionnel ou personnel dans l’exercice des mandats institutionnels.

 

4. Obligations de divulgation

Déclaration initiale

Toute personne nouvellement nommée au conseil d’administration ou à un poste de direction est tenue de compléter une déclaration d’intérêts dans les 30 jours suivant sa prise de fonction. Cette déclaration est mise à jour annuellement et en tout temps lors d’un changement de situation.

 

Déclaration ponctuelle

Avant chaque réunion du conseil d’administration ou toute décision significative, chaque administrateur·trice doit déclarer tout intérêt susceptible d’affecter son objectivité relativement aux sujets à l’ordre du jour.

 

Registre des conflits

Maison Verso tient un registre des déclarations de conflits d’intérêts, conservé de manière confidentielle par la direction générale ou le secrétariat du conseil.

 

5. Gestion des situations de conflit

Lorsqu’une personne se retrouve en situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, elle doit :

1. Déclarer immédiatement la situation à la présidence du conseil ou à la direction générale.

2. S’abstenir de participer aux discussions et à toute prise de décision liée à ce conflit.

3. Quitter la réunion ou la session de travail le temps du délibéré, si requis.

4. Ne pas tenter d’influencer le processus de décision, directement ou indirectement.

 

La situation est documentée au procès-verbal ou au registre interne, selon le contexte.

 

6. Situations spécifiques

Relations contractuelles

Aucun membre du conseil ou de la direction ne peut conclure un contrat personnel avec Maison Verso sans l’approbation préalable de l’instance concernée, après déclaration et retrait de la discussion.

 

Cumul de fonctions

Le cumul de fonctions rémunérées à l’extérieur de Maison Verso est permis, sous réserve que ces fonctions ne créent pas de conflit d’intérêts et n’affectent pas la qualité du travail accompli pour l’organisation. Tout cumul significatif doit être déclaré à la direction générale.

 

Propriété intellectuelle et artistique

Toute création, outil, programme ou contenu développé dans le cadre du mandat à Maison Verso est la propriété de l’organisation, sauf entente écrite contraire. Les droits d’auteur et droits connexes font l’objet d’une clause spécifique dans les contrats de travail et de service.

 

Confidentialité post-mandat

Les obligations de confidentialité et de loyauté envers Maison Verso perdurent après la fin du mandat ou de l’emploi, conformément aux dispositions contractuelles et légales applicables.

 

7. Cadeaux, avantages et hospitalité

Les membres du personnel et du conseil d’administration ne peuvent accepter de cadeaux, avantages ou marques d’hospitalité de la part de fournisseurs, partenaires ou toute personne ayant des intérêts dans les décisions de Maison Verso, dès lors que leur valeur ou leur fréquence pourrait influencer, ou paraître influencer, le jugement professionnel.

 

Les invitations à des événements artistiques ou culturels dans le cadre des activités professionnelles sont acceptées si elles sont étroitement liées à la mission de l’organisation et divulguées à la direction.

 

8. Signalement et traitement des manquements

Toute personne ayant connaissance d’un manquement réel ou présumé à la présente charte est invitée à le signaler de bonne foi à la présidence du conseil d’administration ou à la direction générale.

 

Les signalements sont traités avec diligence, dans la confidentialité, et sans préjudice pour la personne ayant signalé de bonne foi. Des mesures correctives, pouvant aller jusqu’au retrait du mandat ou à la résiliation du contrat, peuvent être appliquées selon la gravité de la situation.

 

9. Révision

La présente charte est révisée tous les deux ans par le conseil d’administration, ou plus fréquemment si des circonstances l’exigent. Toute modification est communiquée à l’ensemble des personnes visées et requiert leur accusation de réception.

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L’intégrité ne se décrète pas — elle se pratique. Maison Verso fait de cette charte un engagement vivant, ancré dans la confiance mutuelle et le respect de sa mission artistique.