L’IA chez Maison Verso : ce qui a changé dans notre quotidien

Cet automne, on a fait le bilan de l’usage de l’intelligence artificielle dans toute l’équipe de Maison Verso. On est 15 personnes, et on dispose de 38 licences payantes réparties sur quatre plateformes. Le constat de départ était net : on maîtrisait bien l’outil pour les tâches ponctuelles, beaucoup moins pour les opérations qui reviennent chaque semaine. Depuis, c’est précisément là que les choses bougent.

Le bilan de l’automne

La méthode était simple. Chaque membre de l’équipe a demandé à son outil d’IA d’analyser l’historique de ses échanges. L’outil devait ensuite établir un portrait selon huit dimensions, de la fréquence des usages jusqu’à l’automatisation, en passant par la recherche, le travail sur les fichiers et les outils connectés. Les résultats ont été anonymisés et agrégés. Ils servent à orienter la démarche, jamais à évaluer qui que ce soit.

Le portrait tenait en quelques chiffres. Les usages à la demande étaient bien installés : rechercher, synthétiser, reformuler, préparer un document. L’organisation du travail l’était beaucoup moins. Chez presque toutes les personnes interrogées, les tâches récurrentes étaient encore relancées à la main d’une semaine à l’autre. Il fallait souvent réexpliquer le contexte d’un dossier à chaque nouvelle conversation. En automatisation, personne n’atteignait le niveau avancé.

Malgré tout, l’outil faisait déjà gagner à l’équipe environ 70 heures par semaine selon les estimations, soit environ 4 heures par personne. Surtout, le gain augmentait nettement avec la maîtrise : un peu plus de 2 heures pour les profils en développement, plus de 7 heures pour les profils avancés. La conclusion s’imposait. Le potentiel ne résidait plus dans l’adoption, déjà acquise, mais dans la façon d’intégrer l’outil à nos opérations.

Cinq paliers, une même progression

Le bilan nous a donné une grille de lecture qu’on utilise encore aujourd’hui. Elle compte cinq paliers, du plus simple au plus ambitieux :

• Converser : poser une question, fournir des documents, vérifier la réponse.

• Contextualiser : donner à l’outil le cadre et les références de la maison.

• Connecter : le faire travailler directement dans nos agendas, nos courriels et nos outils.

• Construire : bâtir des outils qui restent et qui resservent.

• Déléguer : confier une mission entière, en gardant les décisions.

Chaque personne de l’équipe se situe quelque part sur cette échelle. Chaque mois, plusieurs franchissent une marche. Aujourd’hui, toute l’équipe utilise l’IA chaque jour, et une politique d’usage commune encadre ces pratiques.

Ce qui a changé dans nos journées

Les changements les plus nets touchent les opérations qui grugeaient nos semaines sans qu’on les remarque vraiment.

La journée commence par un brief préparé à 6 h. Il croise l’agenda, les courriels et les échéances, dans le fuseau horaire où l’on se trouve ce jour-là, et en tire les priorités et les risques. La veille de presse sur notre clientèle arrive chaque lundi, avec les sources et les liens. Les courriels reçus pendant la nuit d’Europe et d’Asie sont triés, résumés, traduits au besoin et accompagnés de brouillons de réponse. Aucun ne part sans validation.

En diffusion, les conditions de tournée d’un spectacle s’obtiennent en une question : cachet dégressif, per diems, nombre de personnes, fiche technique. Les fiches techniques se comparent aux équipements des salles pour faire ressortir les écarts. Avant chaque représentation à l’agenda, une fiche de contexte arrive automatiquement : la compagnie, la proposition artistique, quelques articles.

En gestion, une réunion d’équipe se transforme en compte rendu, avec les décisions, les responsables, les échéances et les tâches de chacun·e. Les reçus d’un projet passent directement dans la feuille de dépenses, grâce à un outil développé à l’interne. Les rapports de billetterie de nos diffuseurs, reçus dans tous les formats, sont compilés dans un tableau de bord qui montre quelles dates ont besoin d’un coup de pouce. Un contrat de diffuseur est comparé à nos modèles, et les clauses qui s’en écartent sont signalées avant la négociation.

Et pour les corvées que tout le monde connaît, l’outil prend le relais. Il remplit les formulaires de candidature à partir de nos fiches spectacles, en s’arrêtant avant l’envoi. Il renomme deux cents photos selon notre convention de nommage, en vérifiant que chacune porte son crédit. Il inscrit les activités d’une semaine d’événements à l’agenda et signale les conflits d’horaire. Pris isolément, aucun de ces gestes n’est spectaculaire. Mis bout à bout, ils changent le rythme d’une semaine : moins de recherche d’information, moins de relances manuelles, moins de copier-coller entre deux fenêtres.

L’outil propose, on décide

L’écriture fait évidemment partie des usages, mais elle ne représente qu’une part de ce que l’outil permet. Ce qui le rend fascinant, c’est sa capacité à prendre en charge la mécanique du travail. Il retrouve, consolide, prépare, structure et vérifie. Une règle s’applique toute la journée : l’outil propose, on vérifie, on décide. Les sources, les chiffres, les contrats et les données confidentielles passent tous par un regard humain. Les choix, la relation, la sensibilité et l’énergie qu’on met dans chaque projet restent entièrement les nôtres. L’IA ne remplace pas nos métiers. Elle nous rend le temps de les exercer.

Une démarche qui se poursuit

Le bilan de l’automne a surtout montré que la suite devait se construire en équipe. La majorité demandait un accompagnement pratique, à partir de ses propres tâches, et voulait apprendre à bâtir des outils réutilisables plutôt que de repartir de zéro. C’est ce qu’on fait maintenant. Quand une personne décrit une tâche qui lui pèse, on conçoit l’outil qui y répond et on le publie dans notre boîte à outils interne, où il sert à toute l’équipe. On organise des ateliers en petits groupes, qui partent chaque fois d’un cas réel. On enrichit une bibliothèque commune de gabarits, de compétences et de consignes propres à nos métiers.

On refera le bilan au printemps, avec la même grille et, cette fois, un temps réellement mesuré. On verra combien de personnes auront franchi un palier, et quelles opérations auront basculé entre-temps. Une chose est déjà sûre : le temps gagné, on le rend au travail qui a le plus de sens pour nous, celui qu’on mène avec les artistes.